Bottom-Up-Analyse

 

  1. Warum unterstützt die Bottom-Up Analyse Ihre Strategie
  2. Welche Fragen beantwortet die Bottom-Up-Analyse?
  3. Die 6 wichtigsten Schritte einer Bottom-Up-Analyse
  4. Fazit

Warum unterstützt die Bottom-Up-Analyse Ihre Strategie

Eine erfolgreiche digitale Transformation braucht die Rückkopplung aus der Basis des Unternehmens: der Mitarbeiterschaft. Die Neuausrichtung und das Ziel des Unternehmenswandels vorzugeben ist zwar das Privileg des Top-Managements, aber ohne das Feedback der Mitarbeiter zu den jetzigen Unternehmensprozessen bleiben viele Chancen für Optimierung und Wettbewerbsstärkung ungenutzt.

Daher ist nach unserem Konzept, dem Piumelli & Company Strategiehaus, die Bottom-Up-Analyse als dritter Schritt notwendig, um die digitale Transformation optimal vorzubereiten.

Bei der Bottom-Up-Analyse werden die Komponenten der operativen Arbeit durch Beobachtung und Befragungen in ihre Details aufgeschlüsselt und nach Ihrer Effektivität und Sinnhaftigkeit hinterfragt. Dabei werden die Rückmeldung aus der Belegschaft gesammelt und später bewertet. Nicht jede Rückmeldung ist sinnvoll, aber ohne Rückmeldungen gibt es auch die wertvollen Informationen nicht.

Welche Fragen beantwortet die Bottom-Up-Analyse?

Die Bottom-Up-Analyse hilft Ihnen dabei, Skepsis zu überwinden, wie z.B. bei folgenden Fragen:

„Passt meine (neue) Strategie zur Realität?“

Sie möchten sicher sein, dass Ihre neue/angepasste Strategie aufgeht und deswegen alle Prozesse auf ihre Vereinbarkeit mit der neuen Strategie hin prüfen.

„Ich weiß nicht, ob meine operativen Prozesse digitalisierbar sind.“

Es existieren eine große Anzahl an operativen Prozessen in Ihrem Unternehmensbereich. Sie sind sich unsicher, ob diese operativen Prozesse digitalisierbar sind oder ob gegebenenfalls Änderungen in den Arbeitsweisen vorgenommen werden müssen. Ihr Hauptanliegen für Sie ist skalierbare und digitalisierbare Prozesse und Arbeitsweisen.

„Wie überführe ich Druidenwissen in Prozessbeschreibungen?“

Immer wieder fehlen an einigen Stellen sauber aufgeschriebene Prozesse, weil die Durchführung an einzelne Personen im Unternehmen gebunden ist und sich niemand anderes damit auskennt. Sie suchen einen Weg, um dieses "Druidenwissen" zu extrahieren und in einem systematisierten Prozess zu konservieren.

„Eine Gesamtübersicht aller Prozesse für die digitale Transformation wird benötigt.“

Bevor Sie systematisch die digitale Transformation angehen, brauchen Sie eine Übersicht über alle Prozesse, die a) bereits gelebt werden, die b) fehlen und für die Umsetzung der neuen Strategie noch benötigt und neu aufgebaut werden müssen und c) die aktuell noch organisatorisch ablaufen und digital transformiert werden müssen.

„Gehen die neuen Ideen am operativen Business vorbei oder fördern sie es?“

Sie möchten sicher sein, dass die neuen Ideen (Digitale Strategie, Projekte, Prozesse, Aufgaben) mit dem Wissen um die aktuellen operativen Probleme in Ihren Fachbereichen angereichert sind. Interessensschwerpunkt von Ihnen ist, dass die Umsetzung Ihrer Innovation mit dem operativen Business verzahnt ist.

„Werden meine Geschäftsprozesse mit der Digitalisierung wirklich verschlankt oder wird ein neues Monster erschaffen?“

Jeder erfahrene Manager hat zu Recht Angst davor, dass mit jedem neuen Projekt weitere Prozesse und Systeme geschaffen werden, die eher zur Verkomplizierung der Geschäftsvorfälle führen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter künstlich aufbauschen. Die ursprünglichen Projektziele, nämlich zu verschlanken, durch Systeme skalierbar zu werden und sich letztlich auf die wertschöpfenden Kernprozesse zu konzentrieren, gehen oft im Laufe des Projektes verloren.

Stattdessen: mehr Schnittstellen, mehr Software, mehr Prozesse, mehr Schulungen, mehr von allem. Das ist das Gegenteil von Transformation. Es benötigt Mut, Prozesse zusammenzulegen oder sogar ganz abzuschaffen. Ohne die Konzentration auf wenige, dafür vollständig digitale und skalierbare Prozesse, die ausschließlich das Kerngeschäft treiben und voll auf die Strategie einzahlen, wird die digitale Transformation nicht gelingen.

„Ich habe Angst davor, dass die Mitarbeiter den Change nicht mitmachen.“

Veränderungen müssen von den Mitarbeitern mitgetragen werden. Daher müssen Sie die emotionalen Befindlichkeiten Ihrer Kollegen kennen, um diese in Ihr Change Management und die Unternehmenskommunikation mit einfließen lassen zu können. So können Sie das Mindset Ihrer Mannschaft zu den anstehenden Veränderungen proaktiv gestalten.

„Was kostet die digitale Transformation und welcher Aufwand steckt dahinter?“

Sie wollen wissen, was Ihnen die digitale Transformation kostet und mit welcher Varianz sie bei der Budgetierung rechnen müssen. Sie wollen vermeiden, dass unkalkulierbare Zusatzkosten entstehen.

„Ich brauche dringend die nächsten ToDos zur strategischen Zielerreichung.“

Wie soll konkret mit der Umsetzung begonnen werden? Was ist der erste Schritt und womit fange ich an?

Auf Basis Ihrer Strategie und den Ergebnissen aus der Bottom-Up-Analyse muss ein Programmplan aufgestellt werden. Der Programmplan legt die konkreten Handlungsschritte für die nächsten Jahre fest, damit Ihre strategischen Ziele erreicht werden.

Die 6 wichtigsten Schritte einer Bottom-Up Analyse

Sie wollen sichergehen, dass Ihre digitale Strategie Erfolg hat? Dann müssen Sie eine Bottom-Up-Analyse durchführen, die mindestens folgende 6 Schritte beinhaltet:

1. Interviews mit den involvierten Mitarbeitern führen

Strukturierte Gespräche mit Ihren Mitarbeitern bilden die Basis für eine detaillierte Analyse der gelebten Prozesse und ermöglichen es, herauszufinden, welche Probleme in der operativen Anwendung der Prozesse vorliegen. Sie finden auch heraus, welche Prozesse fehlen, nicht systematisiert ablaufen oder überflüssig und veraltet sind.

2. Emotionale Befindlichkeiten der Manager und Mitarbeiter

In den Interviews müssen die emotionalen Befindlichkeiten der Mitarbeiter mit abgefragt werden. Diese Emotionen gilt es zu managen, indem Handlungsempfehlungen für das Change Management, die Unternehmenskommunikation und der Personalführung ausgesprochen werden.

3. Prozessanalyse

In diesem Schritt wird die Gesamtheit der betroffenen Prozesse auf ihre Digitalisierbarkeit geprüft.

4. Konsolidierung

In der Konsolidierungsphase wird entschieden, welche Prozesse verbessert, abgeschafft, zusammengelegt, neu geschaffen, systematisiert und letztlich digitalisiert werden.

5. Programmplan erstellen

Nach der Analyse und Konsolidierung wissen Sie, was zu tun ist. Jetzt gilt es, alle Aufgaben in Innovationsprojekte zusammenzufassen und die Erstellung eines Programmplans zu starten. Nur so ist gewährleistet, dass eine Priorisierung der Projekte anhand ihrer Wichtigkeit, Dringlichkeit und unter Berücksichtigung der Interdependenz mit anderen Projekten und Abteilungen erfolgt.

6. Aufwandsschätzung

Es gibt eine gute Nachricht: Digitalisierung ist messbar. Sie können den Aufwand ihrer digitalen Transformation sehr genau bestimmen. Die schlechte Nachricht: es gibt keine Abkürzung. Sie müssen die ganze Kette von der Unternehmensvision, der übergeordneten Strategie, über die Ableitung der einzelnen Abteilungsstrategien und dem Proof über die Bottom-Up-Analyse bis zum Erstellen eines digitalen Programmplans durcharbeiten. Die Digitalisierung ist kein einzelnes Projekt in der IT-Abteilung!

Fazit

Die Bottom-Up-Analyse nimmt eine fundamentale Rolle im Change Management zur digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen ein. Daher gilt es, diese sechs elementaren Schritte der Bottom-Up-Analyse umzusetzen. Hilfreich bei dieser Analyse ist die Unterstützung durch Strategieberater, die das prozessorientierte und digitale Knowhow besitzen, um den Changeprozess in Ihrem Unternehmen optimal durchzuführen.

Sie haben Fragen zur Bottom-up-Analyse und wie diese in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden kann?

Kontaktieren Sie uns:

Sophie-Charlotte Werner
Fachbereichsleiterin Piumelli & Company
werner@piumelli.de