Digitaler Programmplan

6 Gründe warum Unternehmen keinen digitalen Programmplan haben

1. Bereichsleitern fehlt oft die Übersicht über die Gesamtanzahl und die Inhalte aller in ihrer Abteilung anstehenden oder notwendigen Projekte.
2. Teilweise sind die Projekte nicht klar priorisiert, da der Bereichsleiter sie nicht in die Bereichsstrategie einzuordnen weiß. Zu häufig wird in Unternehmen eine wahllose Projektumsetzung verfolgt. Verstärkt wird dieses Phänomen davon, dass gerne das zuerst gemacht wird, wo die Mitarbeiter am lautesten schreien. Manager sind gestresst und wollen weniger genervt werden. Mit einer Priorisierung im Sinne davon, was am meisten auf den Erfolg des Unternehmens einzahlt, hat das nichts zu tun.
3. Der Bereichsleiter ist in vielen Situationen durch sein Fachwissen der beste operative Umsetzer, aber nicht unbedingt als Dichter und Denker und somit als Stratege unterwegs. Da diese Aufgabe aber von der Unternehmensleitung fälschlicherweise von ihm erwartet wird, sitzt er zwischen den Stühlen und bekommt den Druck von allen Seiten ab.
4. Oftmals fehlt der kritische und erfahrene Blick einer unabhängigen Person, die bereits viele andere Projekte auch außerhalb des Fachbereichs umgesetzt hat. Der Bereichsleiter kann lediglich die Innensicht und die Erfahrung mit eigenen Projekten beitragen.
5. Zuletzt müssen wir uns eingestehen, dass es in den Fachbereichen auch schlichtweg an Wissen über die aktuellsten technologischen Möglichkeiten fehlt. Wo soll es auch herkommen? „Da kümmert sich ja bei uns die IT drum; oder wer auch immer, aber doch nicht ich…“
6. Liegt kein definierter Programmplan vor, kann ein Unternehmen keine digitale Transformation realisieren. Das Fehlen einer Bereichsstrategie ist die Ursache. Unzufriedenheit und schlechte Stimmung in der Belegschaft kommen hinzu, weil zudem die Aufgaben aus dem Change Management und der Unternehmenskommunikation über alle Ebenen hinweg ignoriert werden. Lesen Sie mehr zu diesem Themenkomplex unter (LINK Change Management und Unternehmenskommunikation)

Vorraussetzungen um einen digitalen Programmplan aufstellen zu können

Das Manko ist: Um dieses Spiel gewinnen zu können, brauche ich eine Bereichsstrategie, ausformulierte SMARTe Ziele und eine komplette Liste aller bekannten Aufgaben und möglichen Projekten.

Um einen digitalen Programmplan zu erstellen, müssen Sie als allererstes eine Bereichsstrategie aufstellen, die aus der übergeordneten Unternehmensstrategie sauber abgeleitet ist. Zu Ihrer Bereichsstrategie legen Sie als nächstes klar messbare (SMARTe) Ziele fest. Jetzt haben Sie eine Orientierung, eine klare Vorgabe nach der Sie alle anfallenden Aufgaben und Projekte in Ihrer Abteilung priorisieren und auf die Zeitachse legen können.

Gerne begleiten wir diesen Prozess und helfen Ihnen dabei, die Strategie, die Ziele und den priorisierten Programmplan aufzustellen.

Unser 5 Schritte Plan zur Erstellung eines digitalen Programmplans

1. Bereichs-Strategie-Check

Prüfen einer vorhandenen oder Erstellen einer neuen Bereichsstrategie als Ableitung der übergeordneten Unternehmensstrategie. Hier erfolgt auch eine Verständnisdiskussion über den Sinn und Zweck der Strategie und wie was genau gemeint sein könnte. Ziel ist es, dass allen beteiligten Managern die Unternehmensstrategie und die Bereichsstrategie völlig klar sind und die strategische Vorgehensweise mit unmissverständlichen SMARTen Zielen für die kommenden drei bis fünf Jahren messbar definiert ist.

2. Kreativ-Workshop Fachbereichsprojekte

Welche Projekte können im Fachbereich alle umgesetzt werden? Diese Frage erfordert Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen, die wir systematisch zusammenbringen und so einen fachlichen, strategischen und technologischen Überblick über alles bekommen, was in den kommenden drei bis fünf Jahren Sinn macht. Wir schauen uns hier alles an:

• Was sind Ihre aktuellen Notwendigkeiten in der Abteilung? (z.B. „Bottom-Up-Analyse“)
• Welche Einflüsse prasseln aus dem Markt auf Sie ein? (z.B. „War for Talents“ im HR)
• Welche Themen sind gerade up-to-date (z.B. Gartner Hype Cycle)
• Welche strategischen Vorgaben aus der Unternehmensführung sollen in die Abteilung einfließen?
• Was kann / macht Ihre Konkurrenz?
• etc.

3. Der Prüfstand (Digitalisierungs- und Business Case Check)

Alle Projekte aus dem Kreativ-Workshop kommen nun auf den Digitalisierungsprüfstand. Sie werden daraufhin untersucht, ob sie „digitalisiert“ umgesetzt werden können. Wenn das nicht möglich ist, suchen wir nach digitalen Alternativen, also nach Möglichkeiten, das gleiche Projektziel mit digitalen Methoden und Maßstäben zu erreichen. Die Liste aller potentiellen (digitalen) Projekte kommt jetzt auf den kommerziellen Prüfstand. Wir analysieren für jedes einzelne Projekt: Was ist Zielsetzung? Was sind die Gründe für das Projekt? Was ist der Nutzen für Zielgruppe sowie Unternehmen? Was sind evtl. Lösungsalternativen? Was ist der Projektscope, was ist out of scope? Welche Risiken und welche Kosten bestehen? Welcher ROI ist zu erwarten? Wie sieht die Zeit- und Ressourcenplanung aus?

4. Erstellen des (digitalen) Programmplans

Wir definieren jetzt die strategische Bedeutsamkeit der relevanten Projekte. Wie stark zahlt das jeweilige Projekt auf die Erreichung der Bereichsstrategie und somit die Unternehmensstrategie ein? Die Priorisierung ist damit allerdings noch nicht ganz abgeschlossen. Wir müssen in diesem letzten Schritt noch die Abhängigkeit/Reihenfolge der Projekte im Fachbereich untereinander und die Interdependenz mit Projekten außerhalb des Fachbereichs prüfen. Nun haben wir ein vollständiges Bild und können den Programmplan erstellen.

5. Umsetzungsplanung

Nur weil jetzt eine Strategie und ein Programmplan vorliegen, heißt das nicht, dass wir sofort mit dem ersten Projekt loslegen können. Wir wollen erreichen, dass die Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Dazu müssen wir die beteiligten Personenkreise im Unternehmen in den Umsetzungsplan integrieren. Neben der Ressourcenplanung (intern und extern) müssen Change Management und Unternehmenskommunikation aufgesetzt werden. Wir wollen, dass der Wandel eine positive Ausstrahlung auf alle Mitarbeiter im Unternehmen und alle betroffenen Menschen außerhalb des Unternehmens hat (Bewerber, Kunden, potenzielle Kunden, Medien etc.).

Um diese komplexe und herausfordernde Aufgabe zu bewältigen, hat es sich bewährt, Unterstützung und einen neutralen Blick von außen hinzuzunehmen. Externe Coaches, Interimsmanager oder Strategieberater können den Prozess der Strategie- und Planentwicklung wirkungsvoll begleiten.

Das sagen unsere Kunden: